焼きぶろぐ

思いついたことをだらだら書いてます

操作説明のコツ

私は業務用アプリ(いわゆる会計ソフトとか)の会社に所属しているのですが、 お仕事としてお客様に操作説明会を実施することがあります。

他にも社内で新人研修の講師をやったりと、結構経験してきたなーと感じたので 操作説明のコツを軽くまとめてみました。

操作説明で重要なこと

  • 下準備で手を抜かない(ここが9割)
  • 臨機応変に対応する(はぐらかし力)
  • とにかく堂々と話す

下準備で手を抜かない

操作説明会の成功のカギを握るのが、下準備です。
これを怠るとほぼまちがいなくぐだぐだになります。

慣れている説明会で、いつもと同じことを説明すればいいだけ…であっても きちんと下準備をするべきです。

下準備の内容は下記3点です

  • 資料作成
  • データ準備
  • 説明の流れを決めてリハ

資料作成

ここは説明するお客さんの使用想定に応じて作ります。
ポイントは主に下記2点です

  • 機能のすべてを書き込むのではなく重要な箇所のみ記述する
  • 資料を見る人の目線の移動を考える(上から下に、左から右に)

まず資料に文字が多すぎると絶対に読んでもらえません。
重要な箇所のみ記述して、補足は必要なものに絞りましょう。

また、赤枠や矢印、ふきだしなどの記号・図形を使うことが多いですが
見る人の目線を考え、配置にも気を付けましょう。

マニュアル作成という意味ではほかにももっとポイントはありますが、とにかくここで手を抜かない けど時間をかけすぎないのも大切です。難しいですが…

データ準備

当日に使用する想定のマスタ準備であったり、設定が正しくされているかを事前に確認しましょう。
当日データ準備が間に合っていないのであれば、説明会中にきちんと補足する必要があります。

説明の流れを決めてリハ

資料にはあるけど説明をはぶく、どんな順番で説明する、など流れをしっかりと決めておく必要があります。
また流れを決めたら自分の流れで通してリハしましょう。
しゃべり慣れていない人はしゃべる練習もしたほうが良いでしょう。しゃべり慣れていないとうまく舌が回らないので。

臨機応変に対応する

先ほど説明の流れを決めてリハと書きましたが、どんなに準備を完璧にしていても当日の流れで変わることはあります
(だからといって準備をしないのは×)
当日にデータ不備が発覚したり想定していた流れがうまくお客さんの考えと会っていなかった場合、 すぐに切り替えて流れを変えれるようにしましょう。
(慌てないことが大切)

またデータ不備などがあるときは「今日は説明会なんで」とうまく説明して乗り越えましょう。 てきとうにはぐらかす用の言葉を準備しておくのも良いです。

とにかく堂々とはなす

しゃべり方ではここが一番重要です。
自信のない人に宣伝されても興味がわかないのと同様に、説明でも自信がなさそうに話されると信頼されません。
とにかく堂々と話すことで、根拠のない信頼感を得ましょう(これは意外と大切)

まとめ

思いつく順にざっと書いてみましたが、いかがでしょうか。 説明会のコツとかって意外と出てこない(企業向けセミナーっぽい内容になる)ので書いてみました。 気が向いたらシリーズ化してまとめようかな。